１＋１＝？

昨夜は会社畑の収穫祭。調理をふた手に分かれて行った。しかし、外国人アルバイト君に指示を出して手伝ってもらうのをみんなが面倒がり、私の指示で手伝いをするようにとボスから言われました。とその外国人アルバイト君がやってきた。一人で何種類かの料理を仕上げて運ぶ事を考えたらありがたい。と私は喜んで預かった。預かったと決まればすぐに作業のクリティカルチェーンと、彼は何が得意だから何を手伝ってもらうと効果的なのかを頭の中で急速に組み立てなおす。
また、不思議なことに指示を「～お願いできますか」という表現一つで「はい、できます」と喜んで忠実に仕事を行う。アルバニアからの留学生なのでイエスかノーかをはっきりする。また自分の主張も色々するが、そこは脳開。楽しく飲み会をすることが最終目的なのだから、私は譲れる範囲で譲り、良い提案は喜んで採用すれば彼の士気も上がり、いっそう作業もはかどる。
途中、そのボスが「遊んでないでちゃんと手伝えよ」と言いにきた。「ちゃんとやってますよ～」と本人が返すと「ほんとかぁ？」とやり取りが行われていたので、そこでとっても役に立ってくれていますよと私が証明するだけでボスは驚き、本人はますます喜ぶ。

以前Ｈ社でも私はみんなが指示を出したくないと思う社員を預かる事が多かったが、１００％とは言えないがほとんどが指示の出し方と段取りの仕方が悪い為にその人の能力を出せずに「面倒だから使いたくない」という烙印を押されてしまう。もったいないことである。
昨夜は結果、楽しく過ごせたのではないかと思う。

切る事と活かすこと

繁忙期が終わると、経理上数字が良くない場合、”使えない”と言われている人を辞めさせたがる。Ｈ社の時もそうだった。
しかし、Ｈ社の時その”使えない”と言われた人があまりにもたらいまわしにあっているので、私の仕事を手伝っていただいた。”使えない”のではなく、”使い方が下手”なのである。私も決して上手とはいえないが、その人の得意な仕事をしていただけば能力を発揮するのである。
そして、Ｈ社でのＴＯＣの時も、”出来ないヤツら”と言われた集団でkittenさんと一緒に改革したことにより、他社からの見学がいらっしゃるようになった。”出来ない”と決めている人が実は”出来ない”のかもしれない。

昨日、今の会社で、秋から既にある部門の役員からマークされている女性がいるのだが、上司とどうなるだろうかという話をしていた。「何故、切る事ばかり考えて活かすことを考えないのでしょうか？」と言ったが小さい会社で全部門にて過去に問題を起こしていると引き取り手が無いという。総務に他の作業もできるという理由で私とチェンジになったらどうします？と聞いたら、「さすがにそれはちょっと・・・」と結局どうにもならない。

切ろうと考えるのは簡単だが、活かそうと考える会社が少ないのはこのご時世のせいなのか？

引落し振込み管理追加

今までも、銀行から現金引落しをするかどうかと、金種を決める作業が私の担当になっていたが、今日から電子で送る以外の振込みも私の担当となった。請求書が送られて来る度に上司が電子振込みかそうでないかを振り分けて棚へ入れ、私はその棚を見ながら今度からは振り込み料金を視野に入れた現金引落しをすることになる。

今の新鮮な（少し新鮮ではなくなっているが）うちに、業務フローまではいかないが、一日の作業チェックリストを作成。自分の一日の作業確認とともに、最低限の引継ぎ書になることだろう。
マニュアルもないので、手続き書類が出る度に自分で作成。小切手で銀行から現金引落しするところからマニュアルを作成している。

変わってるかな？

ある部署に手伝いに行くようになってもうすぐ一月が経つ。近頃パートさんなどが話しかけてくれるようになってきた。

そこで、「確か、朝礼で何か表彰されてましたよね、いろいろできるんですよね？」と言われ、ＭＵＧのＯＡ大会でＯＡ大賞をいただいた時の事を覚えているのだなと思い、「皆さんみたいにイラストレーターやフォトショップを扱えれば、技能的にもいろいろできるのでしょうけど、私はオフィス関連のエクセル、ワード、パワーポイント程度ですから・・・・。」と答えたら、「でも、システム変えたりできるんですよね？いいなぁ。うちも変えてほしい」と切り替えされたのには驚き。

この、「システム変えることができるんですよね？うちも変えてほしい」というのは、その部署で複数人めにあたるから驚いたのである。ＴＯＣの事をパートさんまでもが知っていたことだけでなく、3年も前の事を覚えていられた事に驚き、またそれが私へのイメージとなっていることに驚いた。

特殊技能なのだろうか？

業務フロー図をはがした日

今までバージョンアップを繰り返してきた、業務フロー図をはがしました。
なぜなら、私もkittenさんも担当から外れ、改版をする様子も見られず現状にそぐわないからです。

私たちが改革してきた部門は、これから改革する以前の体制にもどりつつあります。
最後にご報告でした。

簡単な事だったのね

結局は、クリティカルチェーンである。ということがわかりました。
クリティカルチェーンにかかる作業以外は、研究開発や営業時間に。
クリティカルチェーンの最遅時間だけを管理していれば良い→本当に管理すべき部分はほんの１カ所か２カ所でしかない。
・・・ということで、組み立て工程に必要な時に届けば良いわけである。
という簡単な事であるということがわかりました。(^^)
（Ｃ） 桜井幸子・加藤尚志　　許可なく印刷・配布は禁じます。

フロー図を作った結果

全体フロー図に各作業のリードタイムを入れることによって、どこに作業が集中しているか、一目でわかる。（ボトルネックがわかる）
全体リードタイムの把握により、特急物件の最低リードタイムがわかるので、無駄な焦りが必要なくなる。→本当の特急物件が減っていく
派遣社員・パート・新入社員が活き活きと作業フローについての改善を繰り返して提案をしてくるようになった
チームリーダークラス＋桜井は、業務フローを同じレイアウトに変更した棚を見て作業の負荷量がわかるので、臨機応変に一番大変なところへ手を入れることができる。（本当の支援型組織ではないか？）
（Ｃ） 桜井幸子・加藤尚志　　許可なく印刷・配布は禁じます。

フロー図を作った後の作業の変化

自分の担当エリアのみしか作業をしない→作業別担当へ・・・集中できる
引継が口頭で誰の方法が正しいのか誰もわからない→全員が同じ作業・・・間違いの防止
バイトを採用した時→フロー図で教育時間の短縮（実際１．５日かからず）・・・見ればわかるので誰にでもできる
誰が何をしているのか？という疑い→作業担当の明示・・・透明な組織
（Ｃ） 桜井幸子・加藤尚志　　許可なく印刷・配布は禁じます。

説明導入時＆作業レベル作成の時

１．説明導入時
なぜそうするのか？をきちんと理解してもらえるように説明をする
ゲーム感覚を取り入れる
　　（例）次世代リーダーやその業務を拒みそうな人を【隊長】に任命する
　　　　　全員の前で営業課長（本社リーダー）より任命状を渡す

２．作業レベルフロー図を作成する時
今していることを細かに手順をとばさず書く
全くその業務を知らない人を連れてきて実際にそのフロー図を見ながら作業を行ってもらい、検証をする。→削れる作業はないか？　順番を変えると良くなることはないか？→役職ある人等で添削をし検証する
（Ｃ） 桜井幸子・加藤尚志　　許可なく印刷・配布は禁じます。

業務フロー作成時

全体の業務フロー図を作成するときには、
・対話をしてまとめる
・理想も入れる
・今していないことも書く（～なったら良くなる）
・過去の失敗を活かす
・能力の最大化を考慮する（適材適所に配置）

ということを心がけて作成をしていきました。
そして、全体フロー図には、それぞれ作業のリードタイムを入れます
（Ｃ） 桜井幸子・加藤尚志　　許可なく印刷・配布は禁じます。

業務フローには2種類あった

戦略と戦術はご存じですか。知らない人は脳開を受けましょう。

戦略的というか、全体のことについての業務フローと、
戦術的な細かい作業の業務フローが必要だったことがわかりました。

全体のことはグループリーダー＋私・・・作って与える→意見や修正点をフィードバック
細かいい作業については現場スタッフ＋私・・・作業を教える→作らせる→フィードバックして採点→やってみる→修正する

全体のことは、ボトルネック探しにもなりますが、ボトルネックを探すにも細かい作業がわからないとどれだけ無駄があるかもわかりません。

細かい作業については、マニュアルになるので、分厚い逆引き辞典が必要なマニュアルというものが必要なくなります。

全体のフロー図を会社盤として、棚配置も同じようにしてバイト採用時自分がどの位置に居るのかを教えます。教育は1日有れば十分戦力でした。
（Ｃ） 桜井幸子・加藤尚志　　許可なく印刷・配布は禁じます。

なぜはじめたか

営業部門3グループあったうちの1グループのお話です。
配属担当分けも終了した頃、私と加藤さんのチームは4名でした。
外勤2名、内勤2名。（本当は外勤だけどその年は内勤をする若者と私） それがなんと、外勤営業さんが退職するというリスクカード。

しかし、人員補充無し。加藤さんにその退職した人の市場が そのまま移行ということに。
今でも外勤営業さんは、年俸なので繁忙期は今日のうちに帰れない このままでは、死んでしまう！何か手を打たねば。

と模索していたところへ、ソフトパワー研究所所長nobさんより、「ザ・ゴール」という本を紹介していただき、夏休み中の課題とした。これは使える！ということで、ＴＯＣをはじめたことから始まります。
（Ｃ） 桜井幸子・加藤尚志　　許可なく印刷・配布は禁じます。

はじめに

このページに書いてあることは、2001年から2003年に実際に行ってきた事を書きまとめました。実際に、自社でもやってみたいという方は、 こちらまでご連絡下さい。お手伝いさせていただきます。

（Ｃ） 桜井幸子・加藤尚志　　許可なく印刷・配布は禁じます。

業務フロー作成日記について

私と加藤さんが実際に業務フローを作成していった過程と実践のポイント等を書き出していきます。

もし、自社で行ってみたいので手伝って欲しいというご要望があれば、メールをいただければご協力させて頂きます。みんなでニコニコしたいと思っています。